Onboarden in AFAS is de workflow die het (opnieuw) in dienst nemen van medewerkers structureel en efficiënt ondersteunt. Sinds 1 juli 2025 is de oude functie In Dienst niet meer beschikbaar zoals je die gewend was en is Onboarden de opvolger. Werk je nog niet met Onboarden, dan mis je niet alleen functionaliteit, maar loop je ook het risico op extra handmatige acties, onduidelijkheid in taken en vertraging in je instroomproces. In dit artikel lees je vijf redenen waarom Onboarden de logische volgende stap is.
Wat is Onboarden?
Onboarden is een workflow binnen AFAS Profit die het proces van het aannemen van nieuwe of terugkerende medewerkers stroomlijnt. Van het verzamelen van aanvullende gegevens tot de digitale ondertekening van de arbeidsovereenkomst, alles gebeurt in één geautomatiseerde flow. Hierdoor verloopt het onboardingsproces sneller, efficiënter en met minder handmatige handelingen. Taken en documenten worden automatisch toegewezen aan de juiste personen, wat de samenwerking tussen HR, IT en leidinggevenden verbetert.
1. Onboarden is de opvolger van In Dienst (sinds 1 juli 2025)
Sinds 1 juli 2025 is het werken met de oude functie In Dienst niet meer de route zoals organisaties die jarenlang hebben gebruikt. Onboarden is ervoor in de plaats gekomen. Dat maakt het geen “nice to have”, maar de standaard manier om instroomprocessen in AFAS goed te organiseren. Door Onboarden in te richten en actief te gebruiken, voorkom je dat je processen blijven leunen op oude werkwijzen (of workarounds) die op termijn voor vertraging en foutgevoeligheid zorgen.
2. Voorkom inefficiëntie en chaos in je HR-processen
Het onboardingsproces biedt meer functionaliteiten en vraagt om een duidelijke, gestructureerde werkwijze. Door het gebruik van Onboarden optimaliseer je je HR-processen en zorg je ervoor dat medewerkers soepel kunnen instromen. Een gestructureerde aanpak voorkomt losse eindjes en bespaart je team veel frustratie.
3. Meer tijd voor een succesvolle inrichting
De workflow Onboarden brengt veel voordelen met zich mee. Maar een succesvolle overstap vraagt om een zorgvuldige aanpak. Je wilt niet halsoverkop een workflow live zetten die niet volledig aansluit bij je organisatie. Als je op tijd begint, heb je ruimte om te testen, processen te finetunen en alles goed af te stemmen. Hierdoor zorg je ervoor dat het systeem direct goed werkt en je later niet hoeft te corrigeren. Bovendien biedt deze overstap een kans om bestaande processen te verbeteren en optimaal gebruik te maken van de mogelijkheden, zoals digitale ondertekening en automatische taakverdeling.
4. Bespaar kosten en voorkom onnodige werkdruk
Een haastige implementatie betekent vaak extra kosten. Denk aan noodoplossingen, extra support en achteraf wijzigingen die je had kunnen voorkomen. Daarnaast kan het zorgen voor extra werkdruk bij HR- en IT-teams, die naast hun dagelijkse taken ook nog met de overstap bezig moeten zijn. Door nu in actie te komen, verdeel je de werklast over een langere periode. Dit zorgt voor minder stress en een efficiënter proces. Veel bedrijven denken dat de overstap minder tijd kost dan in werkelijkheid het geval is. Door tijdig te starten, voorkom je verrassingen en extra werk op het laatste moment.
5. Velen gingen je al voor
Steeds meer organisaties hebben de overstap naar Onboarden al gemaakt en werken inmiddels met goede ervaringen in de praktijk. Door nu aan te haken, profiteer je van die opgedane kennis: wat werkt goed, waar moet je op letten en welke keuzes maken het proces echt beter? Bovendien zorg je dat je onboarding niet alleen “af” is, maar ook slimmer en consistenter wordt uitgevoerd.
Wil je weten hoe dit voor jouw organisatie werkt?
Wil je Onboarden in AFAS slim inrichten zonder gedoe? Neem contact met ons op. We brengen gezamenlijk de wensen en mogelijkheden voor jouw organisatie in kaart. Zo weet je precies wat er nodig is en kun je direct de eerste stappen zetten voor een goede voorbereiding.
