Minder werkdruk, meer grip op cijfers met een geautomatiseerd balansdossier
Een jaarrekening opstellen is elk jaar opnieuw een complexe en tijdrovende klus, ook in de zorg. Bij Zorgspectrum Het Zand besloten ze het slimmer aan te pakken. Met ondersteuning van FITZ werd het volledige jaarrekeningproces geautomatiseerd via AFAS-Analyses. Het resultaat? Minder werkdruk, eenduidige rapportages en meer grip op cijfers. In deze blog deelt Aart van Triest, Business Controller, hoe deze transitie is verlopen.
De uitdaging: een jaarrekeningproces dat niet meer schaalde
Zorgspectrum Het Zand is een middelgrote zorgorganisatie met zes locaties, meer dan 1.200 medewerkers en een jaaromzet van circa 70 miljoen euro. Hoewel het team al jaren werkte met AFAS, werd de jaarrekening nog grotendeels in Excel opgebouwd.
De behoefte was duidelijk:
Minder handmatige stappen
Meer uniformiteit in de output
Hogere betrouwbaarheid richting de accountant
De oplossing: het automatiseren van het jaarrekeningproces in AFAS-Analyses.
“We gebruikten een goed Excelmodel dat ook elders in de sector circuleerde. Maar het was bewerkelijk en foutgevoelig. Richting de accountant wilden we efficiënter en betrouwbaarder werken.”
Aart van Triest, Business Controller
De aanpak: automatisering met AFAS-Analyses
Samen met FITZ werd het jaarrekeningproces opnieuw ingericht, volledig op basis van AFAS-Analyses. De inrichting werd afgestemd op zowel de zorgcontext als de interne structuur van Het Zand.
“Het grote voordeel is dat we nu één centrale dataset gebruiken. Alles komt uit dezelfde bron. Dat zorgt voor eenduidigheid én controleerbaarheid.”
Door automatisering van het balansdossier zijn veel manuele handelingen overbodig geworden. Waar voorheen veel stappen nodig waren, is nu één druk op de knop vaak genoeg.
“Correcties? Die voer je in, je refresht, en het dossier is bijgewerkt. Dat scheelt enorm veel werk.”
FITZ als kennispartner tijdens AFAS-Analyse implementatie
De implementatie vond plaats tijdens een lopende jaarrekeningcyclus — geen makkelijke timing. FITZ bood ondersteuning op zowel technisch als inhoudelijk vlak, en hield rekening met de drukke planning van het finance team.
“We werden goed begeleid. FITZ dacht mee in inrichting én overdracht. Daardoor konden we toch starten, zonder dat het project vertraagde.”
De samenwerking sloot aan bij de cultuur van Het Zand: korte lijnen, vertrouwen en focus op resultaat. Inmiddels draait het systeem stabiel en zijn ook nieuwe collega’s snel up-to-speed.
Van jaarrekening naar strategische sturing
De automatisering van de jaarrekening bleek het startpunt voor bredere vernieuwing binnen Finance & Control. Zorgspectrum Het Zand gebruikt AFAS-Analyses nu ook voor:
Automatiseren van de liquiditeitsbegroting
→ Realtime inzichten op basis van actuele data
Dashboards met Power BI voor locatiemanagers
→ Inzicht in KPI’s zoals verzuim, verloop en financiële prestaties
Gestroomlijnde maandrapportages
→ Uniforme cijfers en toelichtingen, voor betere besluitvorming
“We houden meer tijd over voor strategisch advies. Dat is precies waar we als team naartoe wilden groeien.”
De voordelen op een rij
De implementatie van AFAS-Analyses levert veel meer op dan alleen efficiency. De impact is merkbaar op inhoud, kwaliteit én toekomstbestendigheid:
Geautomatiseerde balansdossiers
Uniforme output richting accountant
Versnelde maand- en jaarafsluitingen
Betere interne controle en herleidbaarheid
Meer tijd voor analyse en sturing
Schaalbare oplossing voor toekomstige groei
“Het proces is nu niet alleen efficiënter, maar ook klaar voor de toekomst. Excel hebben we steeds minder nodig.”
Lessen voor andere zorgorganisaties
Het Zand deelt graag drie lessen voor organisaties die hun jaarrekeningproces willen automatiseren in AFAS:
Start ná de jaarrekeningperiode
Zo voorkom je onnodige druk tijdens implementatie.
Werk multidisciplinair
Betrek finance, control én systeembeheer bij inrichting en testen.
Itereer slim
Bouw in fases, test tussendoor en optimaliseer direct.
Wat is de volgende stap?
Met de automatisering van de jaarrekening als fundament kijkt Het Zand al verder. Denk aan nieuwe forecastingmodellen, geavanceerde dashboards en bredere analyseopties.
“Als FITZ met nieuwe analysetools komt, zijn wij geïnteresseerd. Maar voor nu ligt de focus op het optimaal benutten van wat er al staat.”
De rust, controle en ruimte die dit oplevert, zorgt ervoor dat het team écht kan sturen op de toekomst.
Klaar om zelf AFAS-Analyses in te zetten?
Werk jij bij een zorginstelling waar het jaarrekeningproces nog handmatig loopt? Dan is dit hét moment om de stap naar automatisering te zetten.
Neem contact op met FITZ en ontdek hoe AFAS-Analyses jouw organisatie vooruit helpt met slimme, schaalbare financiële processen.
Neem contact op voor meer informatie of plan een kennismaking.
Milan van der Veen
Senior Accountmanager