De verschuiving van zorgadministratie naar zorgcontrol is binnen zorginstellingen al enige tijd zichtbaar. De snelheid waarmee deze ontwikkeling plaatsvindt, varieert echter sterk tussen verschillende zorgsectoren. Met welke uitdagingen krijgen zorginstellingen te maken? Welke kansen biedt het? En wat is er nu eigenlijk voor nodig om deze overgang te realiseren?
In deze blog nemen we je mee in de overgang van zorgadministratie naar zorgcontrol binnen de VVT (Verpleeg- en Verzorgingshuizen en Thuiszorg) en de gehandicaptenzorg.
De overgang naar zorgcontrol
De afdeling zorgadministratie richt zich vooral op het corrigeren van fouten die eerder in het zorgproces zijn ontstaan. Deze werkzaamheden vinden vaak achteraf plaats en zijn voornamelijk administratief van aard.
Bij zorgcontrol verschuift de focus naar een meer adviserende en controlerende rol. Daarbij ligt de verantwoordelijkheid voor de juiste registratie meer bij zorgverleners zelf, met als doel fouten te voorkomen in plaats van achteraf corrigeren.
Organisaties maken de stap naar zorgcontrol om:
De efficiëntie van de zorginstellingen te vergroten
De kwaliteit van de zorg te verbeteren
Het beheersen en verlagen van kosten
Door processen te optimaliseren en zorgverleners meer verantwoordelijkheid te geven voor hun eigen registraties, kunnen zorginstellingen betere resultaten bereiken. Tegelijkertijd brengt deze ontwikkeling ook uitdagingen met zich mee.
Uitdagingen bij de overgang naar zorgcontrol
De stap naar zorgcontrol vraagt tijd, aandacht en draagvlak binnen de organisatie. Veel zorginstellingen lopen daarbij tegen vergelijkbare uitdagingen aan.
Hoge werkdrukken
Veel zorginstellingen binnen de VVT en gehandicaptenzorg hebben te maken met hoge werkdruk en personeelstekorten. Hierdoor krijgen de verbetertrajecten niet altijd de prioriteit die nodig is om de overgang naar zorgcontrol succesvol vorm te geven.
Financiële beperkingen
Vooral kleinere zorginstellingen beschikken niet altijd over de middelen om direct te investeren in systemen, opleidingen of procesverbeteringen. Terwijl de voordelen op de lange termijn duidelijk zijn, kan de benodigde investering op korte termijn een drempel vormen.
Weerstand tegen verandering
De overgang naar zorgcontrol vraagt ook iets van medewerkers. Vooral medewerkers die al langere tijd werkzaam zijn binnen de zorgadministratie moeten wennen aan een rol waarin procesverbetering, signalering en advisering een grotere plaats innemen.
Daarvoor is een cultuur nodig waarin continu verbeteren centraal staat. Het betrekken van medewerkers bij veranderingen speelt hierin een belangrijke rol.
De inrichting van ECD's
Niet ieder elektronisch cliëntendossier (ECD) ondersteunt zorgcontrol optimaal. Dit betekent dat sommige controles handmatig moeten worden uitgevoerd, wat tijdrovend en foutgevoelig kan zijn.
Mogelijkheden voor een soepelere overgang
Hoewel de uitdagingen herkenbaar zijn, zijn er ook volop mogelijkheden om de overgang naar zorgcontrol te ondersteunen.
Optimaliseer het ECD
Een goed ingericht ECD helpt om fouten vroegtijdig te signaleren en voorkomt onjuiste registraties. Door processen te automatiseren kunnen menselijke fouten worden geminimaliseerd en kan er efficiënter gewerkt worden. Vanuit deze controles zal een afdeling een meer adviserende rol krijgen richting zorgverleners. Bij herhaalde fouten binnen een bepaald team, kan de afdeling bijvoorbeeld extra ondersteuning bieden bij de juiste registratie in de toekomst.
Investeer in kennis en ontwikkeling
Zorgcontrol vraagt om andere competenties dan traditionele zorgadministratie. Daarom is het belangrijk om medewerkers mee te nemen in deze ontwikkeling. Door middel van training en bijscholing kunnen zij zich ontwikkelen tot professionals die niet alleen registreren, maar ook actief bijdragen aan procesverbetering.
Versterk de samenwerking tussen interne controle en zorgcontrol
Een goede afstemming tussen de interne controle en de afdeling zorgcontrol is van groot belang. Samen kunnen zij controles en planningen opstellen, zodat verwachtingen, uitvoeringstijden en eigenaarschap duidelijk zijn. Door heldere communicatie bij afwijkingen van deze planning kan er tijdig worden bijgestuurd.
Conclusie
De overgang van zorgadministratie naar zorgcontrol krijgt binnen de VVT en gehandicaptenzorg steeds meer vorm. Een goed ingericht ECD, betrokken medewerkers en slimme processen vormen daarbij de basis.
Organisaties die investeren in deze ontwikkeling creëren meer grip op hun bedrijfsvoering, verbeteren de kwaliteit van zorg en leggen een stevige basis voor de toekomst.
