Voor jeugdzorgorganisaties zijn maatwerkcontracten, naast de bestaande raamovereenkomsten, een belangrijk instrument om de geleverde zorg te financieren. Bijvoorbeeld wanneer een cliënt van buiten de gecontracteerde regio komt of zorg nodig heeft waarvoor binnen een regio geen contract is afgesloten. In zulke situaties is een individueel maatwerkcontract nodig.
Een maatwerkcontract kent verschillende benamingen, zoals maatwerkovereenkomst, leveringsovereenkomst, opdrachtbevestiging of individuele cliëntgebonden overeenkomst. Maar hoe je het ook noemt, het doel is hetzelfde: duidelijke afspraken maken over de zorgverlening, financiering en verantwoordelijkheden van alle betrokken partijen.
Lange doorlooptijden brengen risico's met zich mee
Bij het afsluiten van een maatwerkcontract zijn verschillende partijen betrokken: de gemeente of regionale inkooporganisatie, de zorgaanbieder en de verwijzer. Denk bijvoorbeeld aan een huisarts, medisch specialist, jeugdbeschermer of gemeente.
In een goed ingericht proces wordt na aanmelding eerst gekeken of de benodigde zorg binnen de bestaande contractafspraken valt. Is dat niet het geval? Dan beoordeelt de zorgaanbieder de situatie inhoudelijk, financieel en organisatorisch. Vervolgens wordt een go/no-go-beslissing genomen, het maatwerkcontract afgesloten en de administratie ingericht. Pas daarna start de zorg.
In de praktijk loopt dit alleen niet altijd zo soepel. Een belangrijk knelpunt is de lange doorlooptijd. Twee tot drie maanden is geen uitzondering en soms duurt het zelfs een half jaar voordat een maatwerkcontract definitief is geregeld.
Ondertussen is de zorg vaak al gestart of loopt deze gewoon door, want de jeugdige mag natuurlijk niet de dupe worden van administratieve processen. Een begrijpelijk uitgangspunt, maar het brengt voor jeugdzorgorganisaties wel financiële onzekerheden met zich mee. Zeker bij verblijfszorg kunnen de kosten van niet-gecontracteerde zorg snel oplopen.
Wie is waarvoor verantwoordelijk?
Een soepel proces begint bij duidelijke verantwoordelijkheden, want wie stelt de overeenkomst op? Wie mag deze ondertekenen? Wie zorgt ervoor dat de afspraken goed worden verwerkt in de administratie en systemen? En wie bewaakt vervolgens of de gemaakte afspraken worden nageleefd?
Wanneer niet duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is, ontstaan onnodige vertragingen en extra administratieve lasten.
Een goed ingericht proces vraagt daarom om heldere afspraken en goede samenwerking tussen onder andere accountmanagement, contractbeheer, business control en zorgadministratie.
Een maatwerkcontract vraagt om meer dan alleen een handtekening
Een goed maatwerkcontract begint niet pas op het moment dat een cliënt wordt aangemeld. Het vraagt ook om een goede voorbereiding.
Het is belangrijk dat een zorgorganisatie inzicht heeft in welke zorgproducten zij aanbiedt, onder welke voorwaarden en tegen welke tarieven. Wanneer deze informatie actueel en beschikbaar is, hoeft er niet bij iedere nieuwe maatwerkovereenkomst opnieuw uitgezocht worden welke zorg wordt geleverd en tegen welk tarief.
Dat vraagt om een duidelijk overzicht van het eigen zorgaanbod, inclusief productcodes, tarieven, volumes en eventuele aanvullende afspraken.
Een praktische checklist helpt daarbij. Daarmee controleer je eenvoudig of alle relevante afspraken in de maatwerkovereenkomst zijn opgenomen. Denk aan contactgegevens van betrokken partijen, zorginhoudelijke afspraken zoals het product en de start- en einddatum, maar ook aan financiële afspraken over tarieven, indexatie, facturatie en declaratie.
Door deze informatie vooraf goed te organiseren, voorkom je onnodige vertraging en kun je de doorlooptijd van maatwerkcontracten verkorten.
Van administratieve verplichting naar een beheerst proces
Maatwerkcontracten zijn dus veel meer dan een administratieve formaliteit. Ze rak direct de continuïteit van zorg, de financiën, het contractmanagement en de governance van een organisatie. Juist daarom is het belangrijk om het proces goed in te richten en de belangrijkste risico's vooraf inzichtelijk te maken.
Bij FITZ weten we hoe belangrijk een goed ingericht maatwerkproces is. Onze consultants zijn getraind om sterke punten en knelpunten in het proces te herkennen. We helpen organisaties om risico's vroegtijdig inzichtelijk te maken, verantwoordelijkheden te verduidelijken, de samenwerking tussen afdelingen te verbeteren en processen waar mogelijk te standaardiseren.
Zo brengen we samen meer structuur, overzicht en grip aan in het maatwerkproces.
